トピックのバージョン一覧参照・バージョン別削除機能

トピックバージョン一覧参照機能

マニュアル（取扱説明書）や社内技術文書では、「文書部品のバージョン管理」をする事が求められます。特に、長期間にわたって運用されるマニュアルや複数のマニュアルで同じトピックを利用している場合などでは、どの内容がいつ改訂されたのかを把握できることが重要です。

マニュアル作成システム「PMX」は、コンテンツをトピック単位で部品化しデータベースで管理しているため、バージョンアップやリビジョンアップもトピック単位できめ細かくバージョン管理ができます。これにより、マニュアル全体を一括で管理するのではなく、改訂を行わないトピックと改訂が必要なトピックのみを改訂するといった、改訂における影響範囲を最小限に抑えたマニュアル運用も可能になります。バージョンアップとリビジョンアップの考え方は以下となりますが、お客様の運用方針に沿った形で行っていただくことができます。

• バージョンアップ
  1.0、2.0などの形で、製品のメジャーバージョンアップに合わせた文書の大改訂時に使用します。
• リビジョンアップ
  1.1、1.2などの形で、製品のマイナーバージョンアップやリリース後の誤植などに対応した文書の小改訂時に使用します。

トピックのバージョン情報は過去の改訂履歴もあわせて一覧で参照することができます。バージョン履歴と作成日や更新日などが一覧で表示されるため、正しいバージョンを把握しやすくなり、どのバージョンが最新版なのか、いつ更新されたのかを一目で確認することができます。したがって、参照ミスや誤って古いバージョンを利用して改訂するなどの作業ミスを防ぐことができます。

また、トピックのバージョン一覧では、時系列で履歴を把握できるため、更新頻度の高いトピックや、長期間更新されていないトピックの洗い出しにも役立ちます。マニュアル更新作業時にもトピックごとに更新日や更新者を一覧で確認できるため、どのトピックが最新状態に更新されているのか、どのトピックが未対応・改訂途中なのかを把握しやすくなります。これにより、マニュアル改訂時の進捗確認や作業の優先順位付けなど、更新作業の管理がしやすくなります。複数の部署や担当者でマニュアルを改訂する場合でも、マニュアルの更新状況を共有できるため、更新漏れや対応のばらつきを防ぐことができます。

バージョン別削除機能

トピックのバージョン一覧から特定のバージョンのトピックを選択して、トピックを削除することができます。マニュアル改訂時などにおいて、旧バージョンのトピックを削除したい場合は、トピックのバージョン一覧から削除したいバージョンのトピックを選択できるため、削除ミスが発生しにくい仕組みになっています。不要になったバージョンのトピックだけを削除することができるので、マニュアルを常に最新の状態に保つことができます。
また、旧バージョンも含めすべてのバージョンのトピックを削除したい場合は、「全バージョンを一括削除」することができます。一括削除を行うことで、削除漏れの発生を防ぎ、誤って古いバージョンのマニュアルを利用してしまうリスクを抑制できます。

さらに、誤って必要なトピックを削除してしまうことを防止する機能も備わっています。他のトピックやマップ、素材との連携情報も保有していますので、もし他のマップに紐づけられたバージョンのトピックを削除しようとした場合には、削除エラーメッセージが表示されますので、関連性があるコンテンツを誤って削除する心配はございません。マニュアル制作担当者は安心して、マニュアルCMS「PMX」内のコンテンツを整理することができます。

マニュアルのバージョンを適切に管理することは、マニュアル運用において大変重要です。万が一、古いバージョンのマニュアルを使用したり、誤ったバージョンを用いて改訂作業を行うと、内容の不整合や情報の陳腐化により、マニュアル全体の品質・信頼性の低下につながります。特に、規程・ルール・安全手順などの重要なマニュアルでは、業務上の判断ミスや操作ミスを招く恐れがあるだけでなく、お客様からの信頼度の低下、あるいは監査やコンプライアンスの観点においても大きなリスクとなります。

マニュアル作成システム「PMX」のバージョン管理機能や削除機能を活用し、品質の高いマニュアル運用を実現しませんか？

▼「PMX」のバージョン一覧の表示例

• バージョン番号とリビジョン番号の一覧を表示します。
• 全バージョンを一括削除できます。
• バージョンを選択して削除できます。