マニュアル作成ツール・システムで得られる効果とは?

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の作成業務において、小規模であればMS WORDなどの利用で十分ですが、分量が多い場合・多言語の場合・ミスが許されない場合・チームで作成する場合などは、CMS(コンテンツ管理システム)と呼ばれるマニュアル作成ツールの活用が効果的です。
マニュアル作成ツール(システム)を活用することにより、電子マニュアル(Webマニュアル)への対応・デリバリーのスピードアップ・モジュール化による翻訳コスト削減や品質向上など、数多くの解決できる課題をまとめました。

マニュアル(取扱説明書)の最適化・標準化の必要性~「脱DTP・脱WORD」

マニュアル(取扱説明書)の最適化を行うことは、コールセンターのお問合せ件数を減らし、コスト削減を実現するとともに、多大な翻訳コストがかかるために敬遠されていた複数言語によるマニュアル展開をスピーディに行うことが可能となるため、機会損失を減らすことにもつながります。
マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の「脱DTP・脱WORD」を実現し、制作業務の標準化を推進することは、戦略的に「売上向上・コスト削減」の実現につながりますが、その際必須となるのがCMS(コンテンツ管理システム)となります。

マニュアル作成システムによる、改訂フローの効率化と最適化

操作マニュアル・オペレーションマニュアルなど、様々なマニュアル作成・改訂におけるドキュメンテーション業務において、既存の制作方法や改訂フローを変更することは大変な作業となります。
しかしながら、「脱WORD・脱DTP」を実現するマニュアル作成プラットフォーム「PMX」を導入することにより、フロー変更の手間やコストを上回る、大きな費用対効果とマニュアルの品質向上・配信までのスピード化を実現することが出来ます。

解決する課題と効果1:電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFを同時配信

製造業などでは、操作マニュアル(取扱説明書)やデータシートの完成をもって製品リリースとなるため、マニュアル作成スケジュールの圧縮が求められます。しかしながら、DTPやMS Wordによるマニュアルが完成してから、本来即時配信が可能である電子マニュアル(Webマニュアル)の制作~配信となるケースがよく見受けられます。
マニュアル作成プラットフォーム「PMX」では、マニュアルコンテンツを一元化することにより、マニュアルやデータシートの公開リードタイムを短縮するだけではなく、ヌケモレ防止・コストダウンも同時に実現します。

解決する課題と効果2:コンタクトセンターでのマニュアル運用~PDCAサイクルを回す

コンタクトセンターでのユーザーサポートやヘルプデスクにおいて、増加する商品の内容を的確にキャッチアップし、電話対応やチャットボットで解決出来ないお問合せ内容をスーパーバイザーや商品企画部門などの関係各所に素早くフィードバック出来るかどうかが、企業競争力を高めることに直結するといっても過言ではありません。
マニュアル作成プラットフォーム「PMX」では、現場で発生する様々な課題を、改訂履歴もしっかり取得した上ですばやく対応マニュアルに反映させたのち、すぐに改訂版を配信することにより、サポート品質の向上による顧客満足度の向上だけではなく、スーパーバイザーの負荷軽減にもつながります。

解決する課題と効果3:マニュアル(取扱説明書)の内製化を推進

一般消費者向けの操作マニュアルなど、デザインや見やすさを重視する場合は、制作業務を全て外部の制作会社や印刷会社に委託する事が多くあります。一方で、デザインや見やすさよりも、高度で複雑な機能や専門知識を要する業務を正しく利用者に伝えることを重視する場合は、社内の設計者や業務経験者がマニュアル(取扱説明書)を作成する事が一般的です。その場合、執筆担当者のパソコンにインストールされている使い慣れたWordを編集ツールとして、テキストの編集から図版の作成までを行いますが、その一方で作り方が属人化してしまうという課題が発生してしまいます。

解決する課題と効果4:マニュアル(取扱説明書)制作会社による効率化

マニュアル(取扱説明書)の中でも、特にエンドユーザの目に触れる場合や、デザイン重視のマニュアルが求められる場合、あるいは事業部門の方針などにより、マニュアル作成業務をコンテンツ管理ごと、専門の外注企業やパートナー企業(制作会社や印刷会社)にアウトソースする場合も多々あります。マニュアル制作とコンテンツ管理を請け負う制作会社は、新規マニュアルの制作だけにとどまらず、改訂作業、イラスト制作、原稿整理、翻訳、印刷、Webマニュアル(電子マニュアル)の制作までの周辺業務も含め、多岐にわたる制作業務をヌケモレ無く、かつスピーディに実施する事が求められます。

DITA対応CMSとの違い~トリセツにおけるマニュアル作成プラットフォーム「PMX」の優位性

マニュアル(取扱説明書)を内製化する企業の中で、マニュアル(取扱説明書)や技術情報の制作・管理・配信・再利用の手法としてDITA(Darwin Information Typing Architecture)を採用する企業が増加しています。DITAはXMLベースのアーキテクチャで、特にグローバルに展開する大手製造業では、DITAを採用する企業が増加しています。マニュアル作成プラットフォーム「PMX」は、DITA対応CMSと同じく、XML技術を採用したマニュアル(取扱説明書)オーサリングシステムですが、そこには大きな違いがあります。

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