解決する課題と効果1:Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFを同時配信

製造業などでは、製品マニュアル(取扱説明書)やデータシートの完成をもって製品リリースとなるため、マニュアルの作成スケジュールを出来るだけ圧縮したいところです。しかしながら、DTPやMS Wordによるマニュアルが完成してから、本来即時配信が可能である電子マニュアル(Webマニュアル・HTMLマニュアル)の制作~配信となるケースがよく見受けられます。
「Publish MakerX」では、マニュアルコンテンツを一元化することにより、Webサイトへマニュアル・データシートの公開リードタイムを短縮するだけではなく、ヌケモレ防止・コストダウンも同時に実現します。

Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFの同時配信が求められる背景

PCに限らず、スマホやタブレット端末が高性能化する昨今、必要な情報をWebサイト上でスピーディに配信することが顧客満足度の向上にもつながります。本当のところは紙媒体の配布をとりやめ、Webサイトで電子マニュアル(取扱説明書)を公開するのみ、としたいけれども、代理店やユーザからPDFデータや紙媒体も欲しいというリクエストに対してお応えする必要性があるかと思います。

そのような状況において、どうしても「Web配信と紙媒体」の両方を意識する必要に迫られている製造業の方々は多いのではないでしょうか。従来からの制作プロセスの延長線上では、どうしてもDTPを中心とした紙ベースのものがベースとなり、そちらをリリースした後、改めてWeb配信用の電子マニュアル(HTMLマニュアル)を作成する、という流れが一般的です。

マニュアル作成~管理~閲覧支援システム「Publish MakerX」では、電子マニュアル(Webマニュアル・HTMLマニュアル)とPDF形式によるマニュアルコンテンツの同時配信を行うだけではなく、「サポート用Webサイトへのマニュアル公開リードタイムの短縮」という課題も解決します。具体的には、マニュアルコンテンツをデータベース化することにより、制作プロセスの同時進行~効率化とともに、ワンソース・マルチユースにより、「コストダウン・スピードアップ」を実現いたします。

Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFを同時配信する上での課題

Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)とPDFを同時配信する事を考えた場合、以下のような課題に対して次のように解決することができます。

●マニュアル制作・翻訳コストを下げたい

制作業務を印刷会社・制作会社などに全てアウトソースしている場合、レイアウト情報を持たないWORDで原稿作成~版下~赤入れ、といったサイクルを繰り返すことが一般的です。

一見楽そうですが、やりとりが発生する度に修正コスト・オペレーションコスト・コミュニケーションコストが膨らみます。紙媒体とWebの両方を同様の方法で実施している場合、当然コストは2倍となります。

また、多言語マニュアルの場合は、ソース言語マニュアルの赤入れ情報(改訂内容や履歴)はどこにも保持されないため、どこをどう翻訳すればよいか分かりません。翻訳時は文字数で翻訳費用が決まりますので、翻訳コストは改訂毎に膨らみます。

●製品リリース後の情報反映が遅い

一部アウトソースしている場合や、ある程度内製化している場合でも、DTPによる紙媒体の作成が完了してから、DTPデータなどを元にWebサイトの作成を行うことが一般的です。

ただしこの制作フローでは流れが直列式となり、Webサイトへの公開が紙媒体よりも後になるといった現象も起こります。むろん当初からWebサイトのみに公開する場合よりも期間はかかります。

●旧版の流用はコピペなのでヌケモレが発生

おおよそ、改定時には昨年用いた旧版のDTPデータをコピーして改版をすることにより制作を行うのではないでしょうか。その場合、修正箇所の把握は担当者のカン頼みになり、担当者により品質のぶれ=ヌケモレが発生する可能性が生じます。もちろん熟練の方でも、この箇所は修正したがこの箇所は修正漏れだった、ということは当然起こりえます。

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Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFを同時配信することで、こう変わる!

●WebマニュアルとPDFの同時翻訳~制作!

レイアウトと執筆作業を分離することにより、紙媒体やWebサイトへのレイアウトを気にする事なく、本来の記述内容に専念できるため、コンテンツ執筆を行う方の負荷軽減にもつながり、社内外のコストを下げることができます。さらに、社内でのやりとりや外部業者とのやりとりも、Webマニュアル・PDF用の共通原稿をワークフローで改訂してゆけるため、「赤入れ」が不要となります。

多言語マニュアルの場合、現在のバージョンと改訂バージョンとの差分のみ抽出することにより、翻訳対象箇所も特定することが可能となるため、劇的な翻訳コストの削減が可能となります。

●ボタン一つでPDFとWebマニュアルを公開!

本ソリューションでは、紙媒体用データ(PDF)とWebサイトへの配信用データ(Webマニュアル)を一度の制作プロセスで作成することが出来るため、制作リードタイムのスピードアップにつながります。PDFやWebコンテンツの出力は、いつでもボタン一つでダウンロード・Webサーバ(Web CMS)に配信、といった選択がカンタンに行えます。

●CMSでマニュアルの一元化・標準化を実現!

従来のコンテンツを部品化しデータベース化することにより、修正が必要な個所の内容を修正するのみで、その記述を流用している複数のコンテンツに修正内容が自動的に反映されます。したがって、「このページは修正されているけれども、このページは修正されていない」といったヌケモレが防止できます。

Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)・PDFを同時配信~概要図と特徴

Webサイトへの製品情報・マニュアル公開ソリューション概要図

Webサイトへ電子マニュアル(HTMLマニュアル)やPDFを、手作業ではなくシステム的に同時配信するためには、まずはマニュアルコンテンツを何らかの方法でデータベース化することが必要となります。一番手っ取り早いのは市販のCMSを導入することになりますが、当社が自社開発をしているマニュアル作成・管理・配信システム「Publish MakerX」を活用頂くことにより、上記にある課題は全て解決いたします。マニュアルの新規作成時にかわわらず、改訂後であっても、印刷にも使えるPDFデータと、電子マニュアル(Webマニュアル・HTMLマニュアル)をいつでも出力できます。印刷用のPDF組版データとして、あるいは流用するためにHTMLアーカイブとしてコンテンツ・マニュアルデータを単にダウンロードすることも可能ですが、ボタン一つでマニュアル公開用のWebサーバに電子マニュアルやPDFを転送することにより、最新のマニュアルを任意のWebサイトで即時公開することが可能です。

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