一般消費者向けの操作マニュアルなど、デザインや見やすさを重視する場合は、制作業務を全て外部の制作会社や印刷会社に委託する事が多くあります。一方で、デザインや見やすさよりも、高度で複雑な機能や専門知識を要する業務を正しく利用者に伝えることを重視する場合は、社内の設計者や業務経験者がマニュアル(取扱説明書)を作成する事が一般的です。その場合、執筆担当者のパソコンにインストールされている使い慣れたWordを編集ツールとして、テキストの編集から図版の作成までを行いますが、その一方で作り方が属人化してしまうという課題が発生してしまいます。
一般消費者向けよりも、企業向けのマニュアル(取扱説明書)は、デザインや見やすさよりも、高度で複雑な機能や専門知識を要する製品や業務を正しく利用者に伝えることを重視します。このようなマニュアルの作成は、社内の設計者や業務経験者が担当する事が多く、パソコンにインストールされている使い慣れたMS Wordを編集ツールとして、テキストの編集から図版の作成までが行われることが一般的です。
このような場合、外部の制作会社や印刷会社に制作を委託する場合に比べてスピーディかつコストを抑える事ができますが、一方でマニュアル(取扱説明書)制作のプロではない業務担当者が作成したマニュアルは、作り方が属人化してしまい、手分けして改訂作業を行うことはもちろん、図表などに関しても再利用しにくいという課題があります。
さらに、Wordで作成したマニュアル(取扱説明書)は、メール添付やファイルサーバでやり取りされるため、先祖返りの発生をはじめ、厳密な運用ルールを定めても守られなくなることは日常茶飯事であり、具体的には以下のようなケースが多々発生しているのではないでしょうか。
属人化したマニュアル(取扱説明書)の制作スタイルを変革し、かつ高まる業務担当者の負荷を軽減し、さらにヌケモレを無くすには、どうしたら良いのでしょうか。
そのポイントは「標準化と仕組み化(システム化)」です。企業のどなたかが編集長役になり、エンジニアや現場担当者など、本来の業務ではない方がライティングを行うマニュアル(取扱説明書)の作り方を標準化し、さらにワークフローといった仕組みを導入することで、制作業務は効率化され、さらにライティング担当者が変わっても同一の品質を維持する事ができるようになるのです。
では、マニュアルの標準化と仕組み化とは、具体的にどのような方法が存在するでしょうか。マニュアル専用のCMSである「Publish MakerX」を活用頂けると、以下のような「標準化・仕組み化」を自然と導入することが可能となります。
マニュアル専用のCMS「Publish MakerX」は、様々なシーンで登場するマニュアル(取扱説明書)の作成を内製化している執筆者と管理者(編集者)の負担を大幅に軽減します。その理由は、コンテンツを「トピック」と呼ばれる小さな単位で部品化し、それらの組み合わせや流用により効率化を実現する「トピックライティング」という制作スタイルにあります。
「Publish MakerX」は、専門家ではなくとも、Webサイトからブログを投稿するような感覚で「トピックライティング」を行う事ができるので、高品質なマニュアル(取扱説明書)を効率良く制作する事が可能になりました。また、マニュアル制作に必要な機能に特化し、MS Wordに遜色ない操作性を備えた編集エディタは、ドキュメンテーション時の生産性を損なうことなく、「コンテンツのライティング作業が、コンテンツを即データベース化」することが可能になりました。
これにより、「Publish MakerX」のデータベースを検索することで、必要なコンテンツ(部品)をすぐに取り出すことができるようになります。導入効果をまとめると以下の通りとなります。
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