マニュアル(取扱説明書)の最適化・標準化の必要性~「脱DTP・脱WORD」

マニュアル(取扱説明書)の最適化を行うことは、コールセンターのお問合せ件数を減らし、コスト削減を実現するとともに、多大な翻訳コストがかかるために敬遠されていた複数言語によるマニュアル展開をスピーディに行うことが可能となるため、機会損失を減らすことにもつながります。
マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の「脱DTP・脱WORD」を実現し、制作業務の標準化を推進することは、戦略的に「売上向上・コスト削減」の実現につながりますが、その際必須となるのがCMS(コンテンツ管理システム)となります。

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)イメージ写真

ウェブファースト時代に求められるマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の役割

従来のマニュアルやトリセツ(取扱説明書)は、製品の仕様や機能、操作を紙面上で分かりやすく利用者に表現し、伝えることが最も重要視されていました。そのため、企業のマニュアル(取扱説明書)制作担当者は、独自の視点とスタイルで「利用者が分かりやすく・見栄えの良い紙のマニュアル」を作成することに注力していました。

しかし近年、インターネットですべてのモノが繋がり、世界中のどこからでもWebコンテンツにアクセス出来る環境が整った現代において、製造業のマニュアルやトリセツ(取扱説明書)も、従来の「利用者が分かりやすく・見栄えの良い紙のマニュアル」ではなく、「利用者が様々なデバイスを使って、インターネットから簡単にアクセスできるWebマニュアル(電子取説・トリセツ)」の重要性が高まってきています。

個人・企業問わず、誰もがインターネットを駆使して製品や企業のコンテンツを閲覧しながら情報を収集し、課題を解決する今の時代に求められるマニュアルやトリセツ(取扱説明書)のあるべき姿は、まさに「ウェブファースト」であり、制作環境に求められるのは、紙とWebコンテンツの同時制作が可能なCMS(コンテンツ管理システム)であると言えます。

ビジネス変革のスピードにマニュアルやトリセツ(取扱説明書)が追い付けない理由

ビジネスの変革スピードは年を追うごとに早まり、製造業では、新技術の開発から製品化までのリードタイムが短縮しています。そのような状況の中で、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の制作環境は、その流れに十分に対応していると言えるのでしょうか?

DTPやWordを使い、「利用者が分かりやすく・見栄えの良い紙のマニュアル」を作成している企業のマニュアル(取扱説明書)制作部門は、このような製品ライフサイクルの短縮化に対応する事ができず、製品仕様の変更による改訂作業だけでなく、対応言語の増加による翻訳管理業務、さらには増大するDTPやWord、イラストファイルの管理業務に膨大な時間を費やしています。さらに、マーケティング部門などの関連部門からは短納期でのWebマニュアルの制作を依頼されるなど、その業務負荷は高まり、それに伴うミスや手戻りが発生してしまっています。

今後、企業のマニュアル(取扱説明書)制作部門は、DTPソフトやWordを使って「利用者が分かりやすく・見栄えの良い紙のマニュアル」を制作するスタイルから、「仕組みによる標準化された新しいマニュアル(取扱説明書)の制作スタイル」への変革が必要とされています。

グローバル企業にとってのマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の重要性

全ての企業が世界に進出し、製品やサービスを提供する事が当たり前の時代に、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)もグローバル化しています。単一製品の紙のマニュアルであれば、執筆(改訂)~編集(組版)~翻訳~印刷の1プロセスで1冊の多言語マニュアルを完成する事ができます。

しかし、複数シリーズの製品が同時進行で開発され、さらに複数の国と地域で販売する場合、作成しなければいけないマニュアルの数は、「マニュアル数×製品シリーズ数×言語数」となり、制作の同時進行を前提とした制作スタイルへの移行が必須となっています。また、特にマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の多言語展開に必要な翻訳の品質向上とコスト低減が強く求められており、DTPやWordファイル単位の翻訳から、部品化したコンテンツ単位で翻訳を行うスタイルへの移行が必要です。

DTPやWordファイルをそのまま印刷会社や翻訳会社に渡し、翻訳以外の資料整理や再編集の費用を負担している場合や、海外の現地法人や翻訳会社とのやり取りの管理業務が追い付かず、未翻訳のマニュアルが蓄積している場合は、ファイルや冊子単位で制作・管理する「ブック指向」から、文書構造に沿って部品化されたコンテンツ単位で制作・管理する「トピック指向」の制作スタイルに移行する事が求められています。

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