金融・サービス業における、契約書・約款・規定集の改訂品質向上・共通化(部品化)

金融業やサービス業において、本部と拠点が一体となって日々取り組まれているサービスレベル向上活動に伴い、契約書・約款・規定集などもバージョンアップや差し替えが発生します。
「Publish MakerX」は、改訂前と改訂後を比較(新旧対照)することにより、常に最新の契約書・約款・規定集と差分情報が把握できるため、構造化ドキュメントの制作とコンテンツの一元管理、ワンソース・マルチユースに適した国産ソフトウェア製品です。

改訂記録・新旧対照/タブレット端末での閲覧・・・●業務マニュアル●事務規程集●契約書・報告書●オペレーションマニュアル●約款・規約

業務マニュアル・ISO品質文書・オペレーションマニュアル

金融業や小売・接客業などのサービス業において、多数存在する拠点やフランチャイズ加盟店を本部が統括する事業形態の場合、本部側で適切な拠点運営を行うことはきわめて重要な課題です。

社内業務や接客・サービス品質の向上と業務効率化のために、本部と現場をつなぐ役割を果たす「マニュアル」には、常に改訂が入るとともに、全ての拠点に対して周知徹底される必要があります。そのためにマニュアルに求められるものは、現在の業務に即した、常に最新の内容になっていることであり、現場からの意見などの反映も含め、頻繁に発生する改訂情報を、しっかりと反映・管理~現場への配信を行うことが求められます。

過去は差分部分が紙で配布され、現場で差し替える「加除式文書」による運用スタイルがメインでしたが、現在はオンライン上で閲覧することが可能な環境が整えられ、タブレット端末等でいつでも最新のマニュアル閲覧を可能としている企業が増加していますが、紙による保管も本部もしくは拠点において義務付けられている場合も多いのではないでしょうか。例えば以下のようなものです。

業務マニュアルの例

  • 総合商社の業務マニュアル
  • 建設会社の設計計画書、工事監理記録
  • サービス業のオペレーションマニュアル

ISO品質文書

  • 製造業などの品質マニュアル
  • 保管が義務づけられている契約書、報告書など

事務規程・要綱・要領

  • 銀行、証券会社、金融サービス会社などの金融サービス業における保険商品や投資信託などに関する事務規程
  • 顧客に提示する必要がある約款・規約類

業務マニュアル・ISO品質文書・オペレーションマニュアルなどに「Publish MakerX」が向いている理由

業務マニュアル・ISO品質文書・事務規程など、社内業務のルールを規定したドキュメントは、非常にページ数が多いため、改訂作業だけでなく印刷や配送にかかる費用は膨大です。ある金融機関の「事務取扱要綱」「規定集」「オペレーションマニュアル」は合計で約300種類・20,000ページのドキュメント量になり、印刷会社にまるごと委託した形で運用を行った場合、年間で数千万円のコストが必要となります。

「Publish MakerX」は、サービス業の現場で使われる業務マニュアルやオペレーションマニュアル、金融サービスの事務規程の作成・管理に適したCMS(コンテンツ管理システム)です。

「Publish MakerX」を導入することで、改訂などのドキュメンテーション業務も内製化することが可能となるだけではなく、イントラネット上にPDFやMS Word、もしくはWebマニュアル(HTMLマニュアル)として配信することが可能であるため、セキュアなマニュアル配信・閲覧状況を維持しつつ、印刷や配送にかかる費用を大幅に削減することが可能になります。もちろん、配信の電子化を導入することは、改訂された最新情報が現場に配信されるまでのリードタイムを大幅に短縮します。

「Publish MakerX」が適した業務マニュアル・ISO品質文書・事務規程の特徴は以下となります。

業務マニュアル・ISO品質文書・事務規程の特長

  • 改訂が頻繁に発生する
  • 部門や営業所、店舗などに冊子やデータを配布(配信)する必要がある
  • 制作や改訂作業は社内の担当者が行うため、編集方法は簡易であることが重要
  • 章・項・節・条などの構造が決まっているものが多い
  • 紙が中心だが、検索性の高いWeb(HTML)マニュアルも求められつつある

「Publish MakerX」は、銀行や金融サービス、商社などの大企業で使用される業務マニュアルやISO品質文書、店舗などで閲覧されるオペレーションマニュアルのような、様々なトリセツ(取説)において、上記の課題を解決する国産のドキュメンテーション支援システムです。

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