Webサイトの運用保守体制を見直すべきタイミングとは？

ホームページ（Webサイト）の運用保守業務で発生しがちな問題

ホームページの更新は継続的で、事業が大きくなればなるほど作業量も増えていく傾向にあります。またホームページの更新のみならず、ITは日進月歩ですので、度重なるアップデートへの対応も必要になります。ホームページ上でのプロモーションに力を入れて取り組んでいる会社にとって、Web制作チームが常に最大のパフォーマンスを発揮できるように環境を整えることはとても重要です。行き当たりばったりで進めてしまうと小さなほころびが後に障害となることも考えられるので、先手先手で対策を講じなければなりません。
Webサイト更新作業について発生しがちな問題として以下のような事例があります。

• 社内でも対応可能な作業だが、リソース不足で残業が必須の状態が続いている
• ホームページの表示不具合など緊急時に対応するスタッフがいない
• 新しい試みを実施したいと考えているが、社内にノウハウが無く手をつけられていない
• 一部の業務を外部委託しているが、レスポンスが遅い、クオリティが低いなどの不満がある
• コーダー、デザイナー、オペレーターなど特定のポジションの人員が足りていない
• スポットで仕事を発注しすぎて、かえって作業効率が悪くなっている気がする

体制を見直すタイミングとしては、上記の問題が慢性化する前に行うべきですが、もし現状このような状況が続いている場合はすぐにでも見直しを図りましょう。

ホームページ（Webサイト）運用保守体制の見直しを図るタイミングと方法

もし今現在、Webサイト運用保守の体制に問題を抱えていて改善をしたいと考えている場合はまず社内の人的リソースと、作業ボリュームのバランスを精査してみましょう。

• 効果の低い施策に時間を費やしていないか（タスク優先順の見直し）
• 作業が重複してないか（まとめられる作業は一本化する）
• タスクは適切な担当者に割り当てがされているか（作業担当者の得手・不得手を考慮）
• ルーティン化された作業の中に効率化できるプロセスはないか（見落としがちな定常作業の見直し）

特に4つ目の項目については、内部では気づきにくいところかもしれません。新しい業務ルールが追加されればそれに伴って作業や連携方法などにも影響が出ている可能性があります。今のルーティンが最善であるという常識を一旦リセットし、「これって本当に必要な作業なの？」「この作業はこのプロセスに含められないかな？」とあらゆるWebサイト更新作業を疑問視するくらいでいいと思います。どうしても社内では洗い出しが難しいという事であれば、Web運用保守会社のコンサルタントに相談するのも一つの手です。

また現在Webサイトの更新業務をアウトソーシングしている場合は、依頼するタスク内容は適切かどうかもチェックしましょう。社内でWeb更新の対応をした方がよい仕事と、社外に保守を依頼した方がよい仕事の線引きを明確にしておくことで、以降のWebサイトの更新業務振り分けを効率化する効果も見込めます。属人化してしまっているタスクについては、当該タスクの手順書を作成するなどしてリソースの分散化を図りましょう。また現在Webサイトの更新業務を外部に委託していない場合は、社内リソース状況や今後の施策への補強を鑑みて、社内で対応を継続するか、一部を外注するかの検討を行います。

業務プロセスを可視化して、ゆとりあるホームページ（Webサイト）運用を

ここまでホームページ運用の課題と、問題が発生した際の業務プロセスの見直しについてお話しましたが、先述の通りWebサイト更新作業をしている当の本人は意外と改善点に気づけないことがよくあります。今のところ問題なく運用保守ができているのできっと今後も大丈夫だろうと高を括っているといざ問題が発生したときにあたふたすることになるので、この記事を読んだ「今」が見直しのタイミングだと認識していただけたら幸いに思います。またWebサイト運用を本格的に始動すると、作業量は必然的に増加していく傾向にあるので、定期的に業務プロセスの見直しが必要になります。いつ、何時でも柔軟なWeb運用を行えるようにぜひ心掛けておきたいものです。

ライター：yamachan