マニュアルに求められるもの~トピックライティングとCMS

マニュアル(取扱説明書)の読み手に届けるもの

製品やサービスの提供において、それらの操作説明を行う操作マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の提供は必須となりますが、提供する製品やサービスの機能面の強化や様々な訴訟リスクなどを考えると、ページ数は増大する一方です。特に、産業機械や工作機械は機能がより複雑化しており、多言語化とともにページ数の増加は顕著です。そのような中、操作マニュアルや取扱説明書をはじめとする製造業の技術ドキュメントには、見た目やレイアウトの美しさではなく、利便性の向上や改訂のリードタイム短縮、さらに正確性を担保するといった、本来マニュアルに必要とされる以下のような利用者側の視点を反映することが求められています。

マニュアルの利便性向上(軽い・探せる)

様々なマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の中でも、操作ミスが重大事故に直結する産業機械や工作機械などに付随する操作マニュアルは、販売される国が多様化することに伴い多言語化が進むとともに、ページ数も増加傾向にあります。また、製品の保守や故障診断を行うサービスマンが持ち歩くサービスマニュアルは、ページ数が多くなりがちであるため、紙では持ち運びしにくく、かつ欲しい情報を探し出すことが困難です。

このような、製品とともにユーザに提供される操作マニュアルや、アフターサービスの現場対応で利用するサービスマニュアルでは、タブレットなどのモバイルデバイスにマニュアルコンテンツを組み込み、故障コードから対処法を導き出し、過去のナレッジを参考にして効率良く業務を行うといった仕組み(電子化)による電子マニュアル(Webマニュアル)の普及が急激に進んでおり、「マニュアルは紙やPDFで提供されるもの」といった概念がなくなってきています。

このような仕組みにコンテンツを適用させるためには、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)を作成する時点で、トピックライティングやDITAなどのドキュメンテーション・スタイルを導入する必要があります。

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)改訂時におけるリードタイムの短縮

多くの製造業では、製品のライフサイクル短縮に伴い、新製品の投入や仕様変更が頻繁に行われるようになっています。しかし、このスピードにマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の制作スピードが追い付いていないという問題が起こっています。その原因は、制作現場が属人的な制作スタイルになっている事に起因します。

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の作成は、改訂・チェック・校正・承認・版管理・翻訳と言った様々なプロセスが存在するにもかかわらず、特定の担当者に作業が集中してしまい、その結果、製品リリース前後でドキュメント部門の制作負荷が急激に上がり、その影響でミスが多発するという問題が起こっています。

このような属人的な制作プロセスを見直し、分業化・標準化を進めるには、トピックライティングやDITAなどの構造化ドキュメントによる制作スタイルを採用し、制作プロセスそのものを見直す必要があります。

トピックライティングとマニュアル専用CMSに対する当社の取り組み

サイバーテックは、1998年の創業から一貫して、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)をはじめとするドキュメントやWebコンテンツにおいて「やわらかい(柔軟性の高い)データマネジメント」に取り組んでまいりました。その中において、文章の構造化を実現するテクノロジであるXMLに関しても、黎明期から携わってまいりました。特に、大量のXMLデータを管理するニーズに対応するため、XMLデータのハンドリングを行うDBMSとしてXMLデータベース(XML DB)を中心に据えた製品開発やソリューション提供を行ってきた結果、今では国内シェアNo.1のXMLデータベースを提供するベンダーとして、様々なドキュメントソリューションを提供しております。

その過程において、マニュアルや技術文書に求められる構造化ドキュメントの作成やハンドリングを行う手法として「トピックライティング」を活用したドキュメンテーション手法の導入や、技術要素としてXMLも取り入れたアーキテクチャであるDITA(Darwin Information Typing Architecture)にも携わってまいりました。

現在は、ドキュメントソリューションとして、XMLデータベース「NeoCore」をはじめ、同データベースを中核としたマニュアルCMSやPDM・PIMをはじめとする様々なソフトウェア製品を提供しております。特に、カンタンにマニュアルの多言語化や、制作~管理~配信の効率化・電子マニュアル化などを実現するソフトウェア製品「Publish MakerX」を自社開発し、多くのお客様に愛用されております。

また、ソフトウェア製品周辺や2次的に発生する様々なITサービスやBPOサービスを、フィリピン セブ島に有する自社オフショア拠点「セブITアウトソーシングセンター」にて、「日本品質・低価格のITアウトソーシング・BPO」サービスをご提供しております。特に「セブITアウトソーシングセンター」では、2006年からXMLに関する様々なプロジェクトに携わっており、英語圏であるフィリピンであることも相まって、XMLベースのアーキテクチャであるDITAに関する様々なプロジェクト(MS Word、DTPデータなどのDITA化、など)にも数多く携わっております。

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