マニュアルに求められるもの~トピックライティングとCMS

顧客ニーズの多様化に伴い、企業が提供する製品やサービスも多様化するとともに、スピーディな提供が求められています。それらに付随するマニュアルやトリセツ(取扱説明書)には、そういった動きに追随する事が求められています。
解決手段として、単に現場による力業ではなく、仕組み化によるドキュメンテーション手法が求められており、代表的なものが「トピックライティング」となります。さらにマニュアル専用のCMSと組み合わせることにより、より強力に仕組み化・標準化を推し進める事が可能となります。

マニュアル(取扱説明書)の読み手に届けるもの

製品やサービスの提供において、それらの操作説明を行うマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の提供は必須となりますが、提供する製品やサービスの機能面の強化や様々な訴訟リスクなどを考えると、ページ数は増大する一方です。そのような中、マニュアルや取扱説明書をはじめとする製造業の技術ドキュメントには、見た目やレイアウトの美しさではなく、利便性の向上や改訂のリードタイム短縮、さらに正確性を担保するといった、本来マニュアルに必要とされる以下のような利用者側の視点を反映することが求められています。

マニュアルの利便性向上(軽い・探せる)

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の中でも、企業向け製品の保守や故障診断を行うサービスマンが持ち歩く「サービスマニュアル」は、ページ数が多くなりがちであるため、紙では持ち運びしにくく、かつ欲しい情報を探し出すことが困難です。

このようなアフターサービスの現場対応で利用する「サービスマニュアル」では、タブレットなどのモバイルデバイスにマニュアルコンテンツを組み込み、故障コードから対処法を導き出し、過去のナレッジを参考にして効率良く業務を行うといった仕組み化(電子化)が急激に進んでおり、「マニュアルは紙やPDFで提供されるもの」といった概念がなくなってきています。

このような仕組みにコンテンツを適用させるためには、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)を作成する時点で、トピックライティングやDITAなどのドキュメンテーション・スタイルを導入する必要があります。

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)改訂時におけるリードタイムの短縮

多くの製造業では、製品のライフサイクル短縮に伴い、新製品の投入や仕様変更が頻繁に行われるようになっています。しかし、このスピードにマニュアルやトリセツ(取扱説明書)の制作スピードが追い付いていないという問題が起こっています。その原因は、制作現場が属人的な制作スタイルになっている事に起因します。

マニュアルやトリセツ(取扱説明書)の作成は、改訂・チェック・校正・承認・版管理・翻訳と言った様々なプロセスが存在するにもかかわらず、特定の担当者に作業が集中してしまい、その結果、製品リリース前後でドキュメント部門の制作負荷が急激に上がり、その影響でミスが多発するという問題が起こっています。

このような属人的な制作プロセスを見直し、分業化・標準化を進めるには、トピックライティングやDITAなどの構造化ドキュメントによる制作スタイルを採用し、制作プロセスそのものを見直す必要があります。

トピックライティングとマニュアル専用CMSに対する当社の取り組み

サイバーテックは、1998年の創業から一貫して、マニュアルやトリセツ(取扱説明書)をはじめとするドキュメントやWebコンテンツにおいて「やわらかい(柔軟性の高い)データマネジメント」に取り組んでおり、XMLに関しても黎明期から携わってまいりました。特に、大量のXMLデータを管理するニーズに対応するため、XMLデータのハンドリングを行うDBMSとしてXMLデータベース(XML DB)を中心に据えた製品開発やソリューション提供を行ってきた結果、今では国内シェアNo.1のXMLデータベースを提供するベンダーとして、様々なドキュメントソリューションを提供しております。

その過程において、構造化ドキュメントの作成やハンドリングを行う手法として「トピックライティング」によるドキュメンテーションの導入や、技術要素としてXMLも取り入れたアーキテクチャであるDITA(Darwin Information Typing Architecture)にも携わってまいりました。

現在は、ドキュメントソリューションとして、XMLデータベース「NeoCore」をはじめ、同データベースを中核としたCMSやPDM・PIMをはじめとする様々なソフトウェア製品を提供しております。特に、カンタンにトピックライティングを行うことが可能となる自社ソフトウェア製品「Publish MakerX」を2013年よりリリースしており、多くのお客様に愛用されております。

また、ソフトウェア製品周辺や2次的に発生する様々なITサービスを、フィリピン・セブに有する自社オフショア拠点「セブITアウトソーシングセンター」、および沖縄県名護市に有する自社ニアショア拠点「サイバーテック沖縄」にて、「日本品質・低価格のITアウトソーシング」サービスをご提供しております。特に「セブITアウトソーシングセンター」では、2006年からXMLに関する様々なプロジェクトに携わっており、英語圏であるフィリピンであることも相まって、XMLベースのアーキテクチャであるDITAに関する様々なプロジェクト(MS Word、DTPデータなどのDITA化、など)にも数多く携わっております。

御相談、ご質問はこちら

お気軽にご相談ください

製品カタログ・セミナーでの講演資料など、豊富な資料がダウンロードできます

最新事例の公開情報や、イベント・セミナー情報をお届け

pagetop ボタン