MS Word分割取込み機能

社内のWord資産を再利用！～「PMX」のMS Word分割取込み機能で効率UP!～

マニュアルドキュメントなどをはじめとする文書類の制作には、その使い勝手の良さやデータの受け渡し易さからMicrosoft Wordを利用されている人も多いのではないでしょうか。
しかしながら、マニュアルの改訂や更新作業が発生した際に、その修正箇所を探し出すことは面倒で、似たような箇所が複数箇所にある場合には間違いを誘発しやすく、修正者もチェック担当者も混乱しがちです。また、MS Wordはその特性上、複数人での同時編集 が困難だったり、版管理をするのが難しいという問題もあります。

マニュアル用CMS「PMX」はそのような問題を解決できる「MS Wordファイルのアップロード機能」や「MS Wordファイル一括取込み機能」「MS Word分割取込み機能」をご用意しております。

MS Wordファイルを取り込みできる「MS Wordファイルのアップロード機能」は、マニュアルドキュメント内の任意の箇所にMS Word形式のデータをアップロードすることで、任意のトピックとして原稿に取り込むことが可能です。取り込み時には、「PMX」ではテキスト部分と素材に自動的に分割して登録することができます。また、テキストは構造化したXHTMLデータに変換されますので、「PMX」に取り込み後はHTML形式やXML形式、PDF形式といった、マルチユース形式による多彩な形式で出力することも可能となります。

もし、大量にMS Word形式のデータが存在する場合は「MS Wordファイル一括取込み機能」を活用することで、初期データの移行作業をスムーズに進めることができます。
MS Word形式のファイルを一括取り込みする際には、「MS Word分割取込み機能」も同時に活用いただくことが可能です。マニュアル用CMS「PMX」にMS Wordデータを取り込む際に、あらかじめMS Word内に見出しを設定しておくことで、見出しごとに分割して取り込むことが可能となりますので、イメージどおりの文書構造で初期データを生成することが可能となります。

例えば、製造業におけるマニュアルや取扱説明書のような構造化ドキュメントにおいて、「はじめに」から「おわりに」までをひとつのMS Wordファイルとして保有している場合、「MS Word分割取込み機能」を利用して「PMX」に取り込むと、MS Wordファイル内の見出しごとに「PMX」がデータを分割します。MS Wordファイルにおいて、見出しレベルを整備しておくと、その見出しレベルを「PMX」が自動判定し、「PMX」上でその階層構造を再現いたします。各見出しのまとまりごとに「トピック」としてデータが生成され、それらトピックは階層構造を維持したまま「マップ」にまとめられ、「マップ」は「親マップ」「子マップ」といった形のツリー構造としてPMX上で関連付けされます。データ生成に関するすべての作業は「PMX」が行いますので、担当者は、取り込み結果を目視確認するだけとなります。

また、MS Wordファイル上で設定していたインラインスタイルを原稿データと一緒に「PMX」に取り込むことができるオプション機能もあります 。MS Wordのコンテンツごとの誌面レイアウトをできるだけ再現するためのインラインスタイルの取り込みが可能となります。オプション機能をご利用いただかない場合は、MS Wordで設定されたスタイルは取り込まれませんが、「PMX」にあらかじめプリセットされている標準スタイルを設定いただく、あるいは出力用スタイルシート（CSS）を利用することで、MS Wordの誌面上のスタイルを表現することができます。

MS Word形式のデータを単独のファイルとして管理している場合は、修正対象外のデータも含めて版管理をすることになったり、確定した内容の一部を誤って削除してしまうなどの致命的なミスを防ぐことが難しかったりしましたが、「PMX」にコンテンツを分割して取り込むことで、見出し単位でデータが分割されますので、修正が必要な項目だけを編集対象として作業することが可能となります。また、その項目だけを対象に版管理をすることも可能です。このように見出し単位でデータ操作することができますので、同時に複数人で手分けをして作業することも可能となります。

Word形式でエクスポートするためのサポートも充実

社内担当部署のみでマニュアルドキュメントの編集作業を進めることができる場合には、マニュアル用CMS「PMX」にいったんMS Word形式のデータを取り込んだ後は、標準のWebエディタでライティングを行うことで制作業務を進める事が可能となりますが、「PMX」ではMS Word形式で原稿データを出力することも可能なため、原稿の制作担当者が使い慣れたMS Word形式での編集を希望する場合にも対応することができます。「PMX」に取り込んだ際のファイル単位でも出力できますが、「分割取込み機能」を利用して取り込んだ場合は、分割取り込み後の見出し単位でデータ操作ができますので、再編集が必要な箇所のみを選択して出力することも可能です。

原稿の制作担当者が再編集したMS Word形式のデータを再び「PMX」に取り込むことも可能ですので、「PMX」のアクセス権限を付与できない社外のライターとの共同制作の場合でも、MS Wordのデータを授受することで安心して作業を進めることができます。

社内に保有しているWord資産がある場合は、ぜひマニュアル用CMS「PMX」の導入をご検討ください。また、MS Wordを編集エディタとして利用しながら並行してご使用いただくことも可能となりますので、ゆるやかなデータ移行を実現することができます。