一括置換機能

テキストを別のテキストに変更する「本文置換」

マニュアルでは、同一の名称や文章などが複数ページで繰り返し使用されることが多くあります。例えば、製品名やボタン名、法令に関する注意書き、免責事項など、繰り返し使用される単語や文章が変更されることになった場合は、影響調査や修正作業に多くの時間を要します。

マニュアル作成システム「PMX」では、本文置換を行いたいトピックを検索し、検索結果の複数トピックを対象として、特定のテキストを別のテキストに一括で変更する「本文置換」を行うことができます。この本文置換機能を活用することで、該当するテキストを1回の操作でまとめて修正できるため、作業時間を軽減し、修正のヌケモレも防ぐことができます。ページ数が多いマニュアルほど一括置換による効果があり、表記ゆらぎの防止にもつながります。

また、新規でマニュアルを制作する際には、類似のマニュアルを一括複製、もしくは該当箇所を複製して、新しくマニュアルを作成することが多いのではないでしょうか。マニュアル作成システム「PMX」は、既存マニュアルをテンプレートとして位置づけた形で、関連情報を維持しながら新規マニュアルを複製することができるため、複製元との関係性を把握した上で作業を進めることができます。例えば、類似機種の製品マニュアルを新たに作成する場合、既存の製品マニュアル全体を複製した後、マニュアル内の機種名が変数化されていない場合は、機種名が記載されているトピック内の情報を一括置換機能で変換することで、簡単に類似機種用の製品マニュアルのベースとなるトピックとマップを作成することができます。

マニュアル作成システム「PMX」の「本文置換」の特長は、置換対象が、トピック本文やタイトルだけではなく、HTML属性情報も置換対象にできる点です。Webマニュアルのデザイン変更やレイアウト調整が発生した場合でも、変更後のデザインを定義した新しいclass名を作成し、HTML属性情報の一括置換でclass名を新class名に一括置換することですぐに対応できるため、大変有効な機能です。

【置換対象は3パターン選択可能】

• タイトル＆本文
• タイトル＆本文＋HTML属性情報
• HTML属性情報のみ

参照するトピックのバージョンを一括変更する「バージョン置換」

マニュアル作成システム「PMX」は、コンテンツをトピック単位で部品化しデータベースで管理しているため、必要に応じてトピック単位でバージョンアップやリビジョンアップをすることができます。部分改訂時は、必要なトピックのみバージョンアップすることができるので、改訂するトピックと改訂しないトピックとでは最新のバージョン番号が乖離していきます。

参照するバージョンはマッププロパティから簡単に確認・設定できます。未確定のバージョンとなるトピックも含めた、常に最新のバージョンを参照先とする「最新」や、特定の旧バージョンに設定したりなど、トピック毎に参照バージョンを設定できます。また、「確定済み最新」では、すべてのトピックの参照バージョンを確定済みの最新バージョンに一括で設定できるため、トピック数が多いマニュアルでも作業のヌケモレを防止できます。

PDF出力時の「ヘッダー・フッター情報一括設定」

マニュアル作成システム「PMX」は、マニュアル全体に適用するヘッダー・フッター情報をマップ詳細画面で設定できます。設定したヘッダー・フッター情報は、「ヘッダーフッター一括付与」をチェックした複数トピックに対してまとめて適用することができるため、トピック毎に個別に設定する必要がありません。ヘッダーやフッターに年号入りのコピーライトや製品のバージョン情報など記載しているマニュアルの場合、マップのヘッダー・フッター情報を更新するだけですべてのトピックに同様に反映されるので、すぐに情報を切り替えることができます。

複製元情報を一括で削除する「複製情報一括削除」による複製情報置換

マニュアル作成システム「PMX」は、既存のマップやトピックを複製することができ、複製元のマップ名やトピック名を登録できます。翻訳機能を使用する場合は、翻訳元と翻訳先のトピックを紐づけるために、複製元トピックの登録が必要となります。登録済の複製元情報を削除したい場合は、マップ詳細画面の複製情報タブの「複製元一括削除」ボタンをクリックすると、マップと配下トピックの複製元情報を一括で削除できます。トピック数が多いマニュアルや翻訳する言語数が多いマニュアルにおいても便利な機能です。

このようにマニュアル作成システム「PMX」は、マニュアルのコンテンツ量が多い場合においても、一括置換により、複数ページにわたる修正を1回の操作で反映できます。人の判断や手作業に頼らず、機械的に一括で置き換えることは、作業時間や作業量の削減だけではなく、修正漏れや表記ゆらぎを防止し、品質の高いマニュアルを提供することができます。