マニュアルや取扱説明書を、ユーザにとってより分かりやすく、使いやすいマニュアルへと改善したい場合は、まずは現状のマニュアルの問題点や改善点が何かをよく把握した上で、どのように改善するべきかを考える必要があります。
特に、自社の製品やサービスのマニュアルや取扱説明書を作成する場合には、どうしても自社の視点や思いが入ってしまいがちであり、マニュアルや取扱説明書をユーザ視点で見ることが難しいこともあります。また、マニュアルや取扱説明書は、開発者や技術者が作成されている場合も多く、どうしても提供側の視点でマニュアルを作成してしまい、ユーザにとって分かりづらい内容になりがちです。
サイバーテックでは、テクニカルドキュメントをはじめとするマニュアル分野に長年携わってきた実績をベースに、マニュアル(取扱説明書)を第三者視点で診断・分析する「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスをリーズナブルにご提供いたします。
マニュアルや取扱説明書の評価・診断サービス(アセスメント)では、お客様の現状のマニュアルを拝見した上で、様々な角度から診断・分析し、評価結果をレポートにまとめてご提供いたします。分析結果のレポートでは、既存のマニュアルの問題点を明確化いたしますので、今後のマニュアルの在り方を再確認いただけます。既存マニュアルの改善点を客観的視点で把握することにより、お客様のユーザにとって読みやすい、分かりやすいマニュアルへの改善へとつながります。
また、アセスメント結果で問題点を分かりやすく可視化することにより、マニュアル制作業務に関わる方々が、既存マニュアルの問題点を認識していただきやすくなります。これにより、マニュアル制作業務に関わる業務全体の中で、何が問題のボトルネックになっているか、どの部分を改善すれば、分かりやすいマニュアルへと改善できるかといった共通課題を、皆様で認識していただけますので、マニュアル改善への方向性を、自社での調査時間をかけずに定めることができます。
サイバーテックの「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスを通して、分かりやすいマニュアルへ改善することは、企業に対するユーザのロイヤリティを高めるだけではなく、操作ミスなどによる事故を防ぐことにもつながります。また、制作業務の効率化や、お客様対応を行うサポート業務の工数削減など、対象の製品に関する業務の改善やコスト削減にもつながります。
マニュアルを診断する際には、マニュアル制作業務に携わる方々に現状を把握していただくために、診断結果を分かりやすく明確に提示することが重要になります。サイバーテックが提供する、「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスでは、マニュアルの問題点を見える化するために、弊社独自のマニュアル評価基準シートを用いて分析し、診断結果をチャート形式のレポートにまとめて提供いたします。
サイバーテックが実施する「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスでは、マニュアル診断を行う事で、課題を抽出し、明確にすることで、問題点の解決方法を導くことが可能です。マニュアル診断では、分かりやすいマニュアルを作成する上でポイントとなる項目についてチェックを行い、マニュアルを分析いたします。マニュアルの診断結果により、マニュアルの問題点・改善点が明確になると、ユーザが読みやすいマニュアルを作成するための方向性が見えてきます。
「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」による診断結果のレポートでは、改善すべき点が明確化されているので、レポートの内容をマニュアルに反映させることで、分かりやすく、読みやすいマニュアルへ改善することができます。また、診断結果レポートを活用することはマニュアル作成側にとってもメリットが大きく、マニュアルの標準化、制作業務の標準化・効率化にも繋がり、さらに制作コスト削減にもつながります。
さらに、ユーザにとって分かりやすいマニュアルへ改善ができれば、例えば、ユーザがマニュアルを見るだけで問題を自己解決できる、またサポートへ問い合わせがきた場合でも、オペレータがマニュアルの該当ページへ誘導しやすくなるなどといった、サポート窓口への負担件数を減らすことへもつながります。
「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスを実施させて頂く際の流れは以下の通りとなります。
お客様がお持ちの、評価・診断対象のマニュアルと製品を事前に確認させていただき、まずは現状の制作に関して、お客様にヒアリングをさせていただきます。ここでは、マニュアルに関する内容と、お客様が現状の抱えられているお悩みや問題点について確認させていただきます。マニュアルの他、事前にご確認させていただく必要がある提供資料等ございましたら、ご提供をお願いいたします。その際、NDA(秘密保持契約)の締結が必要となる場合は、いつでもお申しつけください。
事前資料としてお預かりしたマニュアルや資料等を基に、マニュアルの評価・診断に必要となる費用、および診断結果をご提示するまでの工数の試算をいたします。ヒアリングさせていただいた内容やご提供資料の内容、難易度により、工数が変わりますので、お客様とコミュニケーションを十分に取らせていただいた上で、ご要望に合わせて試算させていただきます。アセスメントの内容は、ご希望のご予算に合わせて、対応させていただくことも可能です。
お客様から聞き取りした内容と資料を確認させていただき、弊社独自のマニュアル評価基準シートを用いて、お預かりしたマニュアルの診断を進めます。マニュアルの記載内容の他、ご希望がございましたら、お客様が保有するDTPなどのコンテンツの構造や紙面要素の分析・診断や、マニュアル評価基準シートにプラスアルファしたレポートなども別途対応可能です。
マニュアル評価基準シートで診断した結果を分析し、レポート形式でご提示いたします。診断結果は、評価基準シートの各評価項目をそれぞれ点数化し、グラフなどで視覚的に分かりやすくレポートにまとめさせていただきます。マニュアル制作業務に関わる方々が、このレポートを見るだけで、改善点を確認できるような形でご提示させていただきます。
マニュアルの診断レポートを基に、アセスメント結果の詳細を、お客様にご説明いたします。診断結果に対して、より具体的にどうマニュアルを改善すれば良いかアドバイスさせていたく、あるいはレポートをベースにサンプルとなるマニュアルの作成といったご要望に関しては、サイバーテックが別途ご提供する「マニュアル(取扱説明書)コンサルティング」サービスにて対応が可能です。
「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスに関して、よくあるご質問をまとめてみました。
弊社はマニュアル作成支援システム「PMX」の開発および販売を実施しておりますが、「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスでは、あくまで第三者の視点で実施いたします。したがいまして、マニュアルのデータベース化・CMS導入ありきではなく、既存ツールの継続利用も含めた形で、あくまでお客様の現状のマニュアルを分析していただくことをベースに対応させていただきます。
「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスでは、事前にご依頼の内容から、現状のマニュアル制作に関して聞き取りを行った上で、費用を算出させていただきます。ご提供いただく資料やマニュアルのボリュームにより費用は変わりますが、費用を抑えて実施されたい場合に関しては、分析内容を間引かせて頂くなど、ご相談の上対応させていただくことも可能です。
サイバーテックでは、「マニュアル(取扱説明書)コンサルティング」サービス」も提供しておりますので、マニュアルの診断レポートを基に、マニュアルのサンプルやガイドラインを作成させていただくといった、より具体的にマニュアルの改善を行う作業を実施させていただくことも可能です。
守秘義務契約により詳しくは公開できませんが、製造業、サービス業などをはじめ、様々な分野において、「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスの実績がございます。携わらせて頂いたマニュアルも多岐にわたりますので、豊富な経験をベースに、マニュアル全体ではなく、一部分のみといったスポット対応も可能です。
当社は創業以来、マニュアルをはじめとするドキュメント制作や管理の分野に携わっており、ドキュメントフォーマットのデファクトスタンダードであるマークアップ言語「XML」を格納するデータベースでは国内シェア1位です。工作機械や産業機械、重機などの分野をはじめ、特にソフトウェアやクラウドサービスといったIT分野におけるマニュアル作成を得意分野としていますので、「マニュアル評価・診断サービス(アセスメント)」サービスに関しても皆様のお役に立てるかと存じます。
御相談、ご質問はこちら |
サービスご案内資料や、特別資料「マニュアル作成の効率化とコストダウンを実現するポイントとは? 」がダウンロードできます。 |
最新事例の公開情報や、イベント・セミナー情報をお届けします。 |