Microsoft Wordファイルのアップロード機能

Microsoft Word取り込み機能の特徴

ドラッグ＆ドロップでカンタンに取り込み

マニュアル作成システム「PMX」は、これまでに作成したMicrosoft Wordファイルをカンタンに「トピック」と「素材」に分割した形で取り込み、データベース化することができます。取り込み方法は非常に簡単で、作成中トピックの所定のエリアに取り込みたいMS Wordファイルをドラッグ＆ドロップした上でアップロードボタンをクリックするだけとなっております。そのため、専門的な知識は全く必要ありません。

アップロードされたMS Wordファイルは自動的に構造化HTMLデータに変換され、「PMX」のトピックとして取り込まれるとともに、画像データは全て素材として自動登録されます。この時、MS Word上で作成したオブジェクトについても、画像に変換された上で取り込みが行われます。トピックと素材はそれぞれの連携情報もあわせて自動登録されますので、トピックから素材情報を逆引きして、取り込み後に画像のみを差し替える、といった作業もカンタンに行うことができます。

MS Wordで執筆した原稿を簡単にデータベース化

Word取り込み機能は、MS Wordをトピックの執筆環境として運用する場合にも管理者の負担を軽減します。
例えば、銀行において規程集や約款を管理する事務部門や、製造業における取扱説明書の制作部門では、社内の担当部門が作成した仕様書や設計書、あるいは規程集といったMS Wordで作成したファイルを流用するケースが多く、それらを再利用可能な形にデータベース化するには、テキスト文章と素材を分離した上で、手動で登録するという作業が必要でした。

Word取り込み機能を使用する事で、新たに執筆したドキュメントだけでなく、Wordで修正されたドキュメントに関してもMS Wordファイルで受領～アップロードを行うことにより、カンタンにデータベース化する事が可能となります。このため、執筆者は慣れたMS Wordの環境で原稿執筆が可能で、管理者は手作業で原稿を移行する手間を省くことができるようになり、執筆や編集・管理業務といった、本来の業務に集中して頂けるようになります。

多言語MS Wordデータにも対応

取り込み対象のMS Wordデータは日本語だけではなく、英語など他の言語で作成されたデータも柔軟に取り込むことができます。
取り込み対象となるトピックの言語（例：日本語）と異なる言語（例：英語）を指定して取り込みを行った場合には、日本語トピックから英語トピックが複製されて取り込まれます。同一の言語の場合は既存トピックに上書きされます。
この機能により、日本語トピックに該当する英語トピックについて、面倒な複製作業を行うことなく作成することが可能です。

MS Word一括取り込み機能で大量の初期データ移行に威力を発揮

Word取り込み機能は、トピックに取り込むだけでなく、複数のファイルを一括で取り込むこともできます。この一括取り込み機能を利用することで、大量のMS Wordデータを一度に取り込むことができます。

一括取り込み機能では、MS Wordデータが入っているフォルダごとブラウザにドラッグ&ドロップするだけで、自動的に構造化HTMLデータに変換し、「PMX」のトピックとしてデータベース化することができます。MS Wordファイル内で混在しているテキストと画像は、先にご紹介したトピックでの取り込みと同様、トピックと素材として自動的に登録されます。
一括取り込み機能は、初期データとして大量のMS Wordファイルを「PMX」に移行したい時などに威力を発揮します。