Webサイトへ電子マニュアル(取扱説明書)・PDFの同時公開

製造業などでは、製品リリース後にもかかわらず、Webサイトに公開する製品マニュアル(取扱説明書)やデータシートがしばらく古いまま、といったケースが見受けられます。
本ソリューションでは制作業務の効率化により、Webサイトへマニュアル・データシートの公開リードタイムを短縮するだけではなく、ヌケモレ防止・コストダウンも同時に実現します。

Webサイトへ電子マニュアル(取扱説明書)・PDFの同時公開

昨今はWebサイト上でスピーディに情報発信をすることが顧客満足度の向上にもつながります。したがって、本当のところはWebサイトで電子マニュアル(取扱説明書)を公開するのみとしたいけれども、代理店やユーザからPDFデータや紙媒体も必須というリクエストがあるかと思います。したがって、制作過程において、どうしても「Webと紙媒体」の両方を意識する必要に迫られている製造業の方々は多いのではないでしょうか。

本ソリューションでは電子マニュアル(Webマニュアル・HTMLマニュアル)とPDFデータによるマニュアルの同時配信を行うだけではなく、「Webサイトへのマニュアル公開リードタイムの短縮」という課題も解決します。具体的には、制作業務を一部内製化することにより、制作プロセスの同時進行~効率化を実現し、「コストダウン・納期短縮」まで実現いたします。

Webサイトへ電子マニュアル(取扱説明書)・PDFの同時公開を行う上での課題

●マニュアル制作・翻訳コストを下げたい

制作業務を印刷会社・制作会社などに全てアウトソースしている場合、レイアウト情報を持たないWORDで原稿作成~版下~赤入れ、といったサイクルを繰り返すことが一般的です。

一見楽そうですが、やりとりが発生する度に修正コスト・オペレーションコスト・コミュニケーションコストが膨らみます。紙媒体とWebの両方を同様の方法で実施している場合、当然コストは2倍となります。

また、多言語マニュアルの場合は、ソース言語マニュアルの赤入れ情報(改訂内容や履歴)はどこにも保持されないため、どこをどう翻訳すればよいか分かりません。翻訳時は文字数で翻訳費用が決まりますので、翻訳コストは改訂毎に膨らみます。

●製品リリース後の情報反映が遅い

一部アウトソースしている場合や、ある程度内製化している場合でも、DTPによる紙媒体の作成が完了してから、DTPデータなどを元にWebサイトの作成を行うことが一般的です。

ただしこの制作フローでは流れが直列式となり、Webサイトへの公開が紙媒体よりも後になるといった現象も起こります。むろん当初からWebサイトのみに公開する場合よりも期間はかかります。

●旧版の流用はコピペなのでヌケモレが発生

おおよそ、改定時には昨年用いた旧版のDTPデータをコピーして改版をすることにより制作を行うのではないでしょうか。その場合、修正箇所の把握は担当者のカン頼みになり、担当者により品質のぶれ=ヌケモレが発生する可能性が生じます。もちろん熟練の方でも、この箇所は修正したがこの箇所は修正漏れだった、ということは当然起こりえます。

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Webサイトへ電子マニュアル(取扱説明書)・PDFの同時公開により、こう変わる!

●WebマニュアルとPDFの同時翻訳~制作!

レイアウトと執筆作業を分離することにより、紙媒体やWebサイトへのレイアウトを気にする事なく、本来の記述内容に専念できるため、コンテンツ執筆を行う方の負荷軽減にもつながり、社内外のコストを下げることができます。さらに、社内でのやりとりや外部業者とのやりとりも、Webマニュアル・PDF用の共通原稿をワークフローで改訂してゆけるため、「赤入れ」が不要となります。

多言語マニュアルの場合、現在のバージョンと改訂バージョンとの差分のみ抽出することにより、翻訳対象箇所も特定することが可能となるため、劇的な翻訳コストの削減が可能となります。

●ボタン一つでPDFとWebマニュアルを公開!

本ソリューションでは、紙媒体用データ(PDF)とWebサイトへの配信用データ(Webマニュアル)を一度の制作プロセスで作成することが出来るため、制作リードタイムのスピードアップにつながります。PDFやWebコンテンツの出力は、いつでもボタン一つでダウンロード・Webサーバ(Web CMS)に配信、といった選択がカンタンに行えます。

●CMSでマニュアルの一元化・標準化を実現!

従来のコンテンツを部品化しデータベース化することにより、修正が必要な個所の内容を修正するのみで、その記述を流用している複数のコンテンツに修正内容が自動的に反映されます。したがって、「このページは修正されているけれども、このページは修正されていない」といったヌケモレが防止できます。

Webサイトへ電子マニュアル(取扱説明書)・PDFの同時公開~概要図と特徴

Webサイトへの製品情報・マニュアル公開ソリューション概要図

ワンソース・マルチユースを実現する、サイバーテックが自社開発するCMS「Publish MakerX」を中核とした本ソリューションにより、マニュアルの改訂後は印刷にも使えるPDFデータと、電子マニュアル(Webマニュアル・HTMLマニュアル)をいつでも出力できます。印刷用のPDFデータとして、あるいは流用するためにHTMLアーカイブとしてコンテンツ・マニュアルデータのダウンロードも可能ですが、ボタン一つでマニュアル公開用のWebサーバ(Web CMS)に電子マニュアル・PDFを転送することにより、最新のマニュアルを即時公開することが可能です。

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