マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）

難易度の高いマニュアル用CMSの試用からご準備。実際の導入までを低コストで実現

マニュアル制作現場において、Web化の流れにも即した形で、専用のCMSを導入する動きが進んでいます。XMLに基づいたアーキテクチャであるDITA技術を活用したCMSをはじめ、海外では大手製造業をはじめ、導入が加速度的に進んでいます。マニュアル用CMSを導入する場合、効果的なテクニカルライティング手法である「トピックライティング」を実現することができます。コンテンツ再利用や標準化による効率化・翻訳コストの削減という利便性がある反面、モジュール化を行う必要性や、レガシーデータの移行など、課題も多いのは事実です。サイバーテックは「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」にて、それらをトータルでご支援いたします。

マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）における背景と課題

製造業のマニュアル（取扱説明書）制作部門において、CMSを導入する動きが増えており、自動車やパソコン、プリンタ、エレクトロニクス製品など消費者向け製品から、建機、工作機械、産業機械、通信機器やソフトウェアといった企業向け製品まで、様々な分野で導入検討が進んでいます。それらの分野で使われる製品マニュアルや保守マニュアルなどのドキュメンテーションにおける課題として、リーズナブルな形での多言語への対応や、製品のバージョンアップとともにマニュアルも改訂していく必要性が存在します。つまり「マニュアルをいかに効率よく作成するか？」という課題を解決する有力な手法として、マニュアル用CMSの導入はまず検討されることになります。

マニュアル用CMSを導入すると、マニュアルの多言語対応が低コストで実施出来るだけではなく、複数の担当者でマニュアル作成を進めてゆくことができます。さらに標準化も進み、ヌケモレも激減します。ただし、マニュアル用CMSを導入する際は、文書の構造に従って部品化された「トピック」という単位で編集する「トピックライティング」という新しい手法でマニュアルを作成するため、その知識習得が必要です。さらに、一般的にコンテンツ自体はXMLで保有されることが多いため、XML自体の知識はもちろんのこと、構造化文書における理解も必要と考えられることが多い状況です。しかしながら、XML技術をベースとしたアーキテクチャであるDITAベースのCMS導入を目指す際には、トピックライティングとXML・構造化文書の両方を理解し、推進してゆく体制を整えなくてはいけません。

また、通常は新規マニュアルからトピックライティングを行うことが一般的ですが、FrameMakerやInDesign、MS Wordで作成されたレガシーデータをモジュール化し、再利用性を高めるためには、手間とコストがかかります。従って、出来るだけ敷居を下げるためにも、トピックライティングを実現する技術要素は出来るだけ平易な手法を採用しなければ、通常業務も並行して進めながらそれらを実施する事は至難の業となります。特にDITAの導入には、必要な社内教育、情報設計、データ移行、CMS導入などを実現するために膨大な時間とコストが必要となるため、いきなりプロジェクトをスタートさせるのではなく、PoC（Proof of Contect：概念実証）によるトライアルを行うことで、課題が見えてくるとともに、本番プロジェクトを進めるかどうか、という大きな判断材料にもなります。

多言語対応・ヌケモレ防止～まずはトピック指向ライティングで効率化

非常に効果の高いDITAですが、それに伴い導入費用は高額になり、さらに内部コストも膨れ上がります。多言語ドキュメントの作成と管理を効率化し、さらにWebマニュアルへの展開をスムーズに実現するにはDITAの導入が必須でしょうか？

サイバーテックでは、敷居の高いDITAをいきなり導入することをお勧めするのではなく、ゆるやかな形で、まずはトピック指向ライティングによりマニュアル制作を構造化することで、効率化とマニュアルのWeb展開（HTMLマニュアル）を実現します。

製造業では、製品のライフサイクル短縮に伴い、新製品の投入や仕様変更が頻繁に行われるようになっていますが、このスピードにマニュアル（取扱説明書）の制作スピードが追い付いていないという問題が起こっています。その原因は、マニュアル制作の現場が属人的な制作スタイルになっている事に起因します。さらにマニュアル制作の現場では、改訂・チェック・校正・承認・版管理・翻訳と言った様々なプロセスが存在するにもかかわらず、特定の担当者に作業が集中してしまい、その結果、製品リリース前後でドキュメント部門の制作負荷が急激に上がり、その影響でミスが多発するという問題も起こっています。そもそも改訂箇所の把握自体、属人的なスタイルで実施することが多い状況では、離職などが発生すると大変です。

このような属人的な制作プロセスを見直し、分業化・標準化を進めるには、トピック指向ライティングによる構造化ドキュメントによる制作スタイルを採用し、制作プロセスそのものを見直す必要があります。

トピック指向ライティングにはCMSが必要

トピック指向ライティングによるマニュアル制作スタイルに移行すると、企業には構造化された汎用コンテンツが大量に生成され、資産として蓄積されます。さらに多言語化したマニュアルでは、言語の数だけドキュメントコンテンツが生成され、さらに改訂が発生するたびに、過去バージョンのドキュメントコンテンツも、改訂の数だけ増加するため、ドキュメントコンテンツ（トピックライティングで言うところの、管理対象トピック数）は指数関数的に増加します。

これらのデータをファイルシステムで管理することは現実的ではないのはご理解頂けるかと思いますが、一般的な方法としてはコンテンツ管理システム（CMS）で管理するのが現実的、かつ効率的です。

最近は、マニュアルをカタログ同様にマーケティングのツールとして活用する動きや、顧客満足を向上させるためのアフターサポートサービスの一部、あるいはWebサイトで公開するといった動きがあります。

CMSで管理されていると、必要なコンテンツを取り出して流用することが可能となるため、マニュアルは利益を生み出すツールに変わります。DITAの採用・不採用にかかわらず、トピックライティングにはCMSを導入し、必要なドキュメントデータやコンテンツを取り出すことができるように準備さえしてしまえば、ビジネスにおけるダイナミックな変革や、最新技術が登場した場合においても、柔軟かつ迅速に対応できます。

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスは、DITA導入ありきではなく、企業内の様々なシステムや組織と連携し、ドキュメントの制作効率化のみならず、マニュアルに付加価値を与える、以下のような仕組みを実現します。

▲マニュアル（取扱説明書）の付加価値向上を実現するCMS

DITAへの緩やかな移行をご支援～DITA導入フロー

DITA導入は、まずトピックライティングの導入から開始すると、スムーズに行う事ができます。その過程で必須となるCMSについては、いきなりハードルが高いDITAの導入を進めるよりも、トピックライティングによるドキュメンテーションから進めてみたい皆さま向けに、サイバーテックのコンテンツ管理システム「PMX」をご用意しています。

こちらの製品は、DITA専用の本格的なコンテンツ管理システムに比べて、数分の一のコストと時間と労力でこのような構造化されたドキュメントコンテンツをそのまま管理することができます。「PMX」は、全てXMLでデータを保持しているので、トピック指向ライティングによる効果が表れるまでは、「PMX」のような安価に導入できるCMSを使用し、マニュアル制作のプロセスが標準化され、トピック指向ライティングの具体的な効果が目に見えるようになってからDITAへ移行する事を検討しても遅くありません。

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスでは、以下のような流れで導入を行います。もちろんDITA導入が最終目標ではなく、トピックライティングの導入までにとどめた場合でも十分な効果を得る事ができます。

• トピックライティングの理解
• トピックライティングの実践
• 構造化設計とスタイルシートによるトピックの出力検証
• サンプルコンテンツによるPOC・テスト運用
• 既存データの変換（レガシーデータの移行） ※お客様側でも可能
• CMSの本格導入（DITA対応CMSパッケージ製品の導入、もしくはスクラッチ開発）

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスの特徴

「マニュアル用CMSの試用～導入トライアル（PoC）」サービスの特徴は以下となります。

豊富なXMLとドキュメントのノウハウ

サイバーテックは創業当初からXMLに携わってきました。XMLの黎明期から取り組んできた実績と、様々な顧客にドキュメントソリューションを提供した豊富な実績があります。XMLを熟知するからこそ、少しずつ段階を経てDITA導入までご案内することができます。

データベースとCMSに強い

シェア1位のXMLデータベース「NeoCore」の提供を行っているだけではなく、自社開発のトピックライティング用CMS「PMX」を提供しており、コンテンツのデータベース化、およびトピックライティングに関して豊富なノウハウがあります。もちろんその先にはDITAの導入までサポートさせて頂きます。

データ移行はオフショアで

10年以上の実績を有する自社オフショア拠点にて、MS WordやFrameMakerのデータや、InDesignなどのDTPデータまで、様々なレガシーデータをDITA化してきました。分量が多く、費用がかかりがちのデータ移行を、XMLに強く日本人常駐の自社オフショア拠点であるセブITアウトソーシングセンター（フィリピン・セブ島）にて、高品質かつリーズナブルに実施できます。