XML帳票による社内稟議ワークフローシステム

多数の拠点を保有する通信サービス業様において、日本全国の営業所・販売代理店から送られるFAX文書のペーパレス化、および稟議プロセスをシステム化することにより、業務効率向上を実現いたしました。

XML帳票による社内稟議ワークフローシステム

通信サービス業

業務の種類:文書管理/XML帳票/ワークフロー

工程/期間 設計~テスト・保守(3年間)
OS Windows Server
ミドルウェア WebLogic/Dr.Flow/FormFlow
DBMS XMLデータベース(XML DB)「NeoCore」
適用技術 Java/VB Script

XML/XML DBのサイバーテック:通信サービス業様システム構成図

「XML帳票による社内稟議ワークフローシステム」概要・背景

日本全国の営業所・販売代理店から申請される「サービス申込書」を、FAX等による紙ベースで受け付けていた大手通信会社様が、業務効率の向上を図るため、システム導入に踏み切った。
大きく分けると、改善したい問題点としては、

当初は紙で運用されていた「サービス申込書」のペーパレス化

ワークフローによる社内稟議の高速化

保存用ドキュメントを用意する必要があるため、営業職の方々が最終的に全て手作業で印刷している現状をやめる

という課題が存在したが、これら3つのご要望を、XMLデータベース(XML DB)テクノロジを用いることにより、問題解決を行うことに成功した。

「XML帳票による社内稟議ワークフローシステム」特長

まず、今までFAXで送られてきた日本全国の営業所・販売代理店から申請される「サービス申込書」の電子帳票化を行い、柔軟性の高いXML DBに全てのドキュメントを格納することにした。

続いて、稟議プロセスをシステム化することで、サービスを提供するまでのリードタイムを短縮させ、スピードアップを実現。最後に、ドキュメントの印刷に関しては、あらかじめXML DBにドキュメントデータを蓄積しているため、印刷・出版の分野では定評があるXML形式で簡単に取りだすことが可能となり、数百パターンに及ぶサービスを、電子帳票上のスクリプトで制御し、システム上にて一括印刷を行うことが可能となった。

「XML帳票による社内稟議ワークフローシステム」導入効果

インターネット経由での電子申請を実施することにより、ペーパレス化を実現した。また、稟議プロセスの時間短縮化や、本来の業務とは関係のない印刷業務をシステム側で全て実施することにより、営業職が本来の営業活動により多くの時間を使えるようになった。

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