Office文書ファイルのマイグレーション業務

サイバーテック セブITアウトソーシングセンターでは、ツールやシステムで一括処理できないOffice文書ファイルの目視チェックや修正といった作業をアウトソーシングしている。旧バージョンのOffice文書ファイルを最新バージョンへと移行するといったマイグレーション業務が代表的なもので、大量のファイルのマイグレーションが必要な場合、その作業をアウトソースする企業が増加している。

ITアウトソーシング ケーススタディ

Office文書ファイルのマイグレーション業務

O社

サイバーテック セブITアウトソーシングセンターでは、ツールやシステムで一括処理できないOffice文書ファイルの目視チェックや修正といった作業をアウトソーシングしている。旧バージョンのOffice文書ファイルを最新バージョンへと移行するといったマイグレーション業務が代表的なもので、大量のファイルのマイグレーションが必要な場合、その作業をアウトソースする企業が増加している。

背景

大手製造業のO社(以下、同社)では、設計部門が作成したWord、Excel、PowerPoint等の技術文書ファイルを業務システムに取込み、文書の統合や帳票作成を行った後に、作業指示書として再利用している。このように、製造業の設計部門が作成する設計書や、生産現場で運用される作業指示書などのOffice文書ファイルは、製造業の業務プロセスに欠かせない重要な業務文書と言える。

課題

多くの製造業が、Office文書ファイルを業務で使用するにあたり課題を抱えている。それは、旧バージョンのOfficeソフトで作成されたファイルを最新のOfficeソフトで読み込むとバージョンの違いによるエラーが発生するケースがあるのだ。そのため現場の担当者は、エラーが発生したOffice文書ファイルを検査し、その都度崩れた文字や図形オブジェクトを修正しなければいけなかった。同社では、Officeソフトを最新バージョンにアップするに共に、文書ファイル自体も旧バージョンから新バージョンにマイグレーションする事を決断したが、マイグレーションが必要なファイルが、数万ファイルにも及ぶことが判明した。

サイバーテック セブITアウトソーシングセンターを選定した理由

同社では、限られた予算の中で大量のOffice文書ファイルをマイグレーションする方法を模索していたが、派遣会社から作業員を常駐する方法よりも、社外のパートナー企業にアウトソースする方法が最も効果的と考え、アウトソーシング先のパートナー企業から情報収集を行った。

アウトソーシング先の選定で重視したのは、安価である事、さらに、作業品質や情報管理などのセキュリティ面で安心できる日本企業である事であった。そして、同社の厳しい条件をクリアし、マイグレーション作業のアウトソーシング先に選定されたのは、サイバーテックのフィリピンITアウトソーシングサービスであった。

選定のポイントは、見積費用が安いだけではなく、現地の日本人のマネージャによる体制面や、品質に対する取り組み方、さらには情報管理や契約面での安心感が確認できた事が大きなポイントとなった。また、過去に同様のマイグレーション作業を行った他社事例があった事もサイバーテックを選定した大きな理由であった。

表1:人材派遣とアウトソーシングの比較例
  人材派遣 国内アウトソース 海外アウトソース
費用 40万円/人月~ 60万円/人月~ 20万円/人月~
実績 実務経験者であればOK 実績があればOK 実績があればOK
リソース 場所や端末の確保が必要 不要 不要
要員のアサイン 困難 困難 容易
コミュニケーション Face to face メール/電話 メール/スカイプ/プロジェクト管理ツール

マイグレーション業務の概要と流れ

Office文書ファイルのマイグレーション業務の流れは以下の通り

O社 マイグレーション業務の概要と流れ イメージ図

1. 要件定義・トレーニング

フィリピンITアウトソーシングセンターの日本人ディレクターは、マイグレーション作業前に作業手順の文書化・チェック基準・目標生産性(1件当たりの作業時間)に関する要件を整理し、それを文書化した。さらにサンプルを使った事前トレーニングを実施し、実際の作業と同じプロセスをまわすことで、要件定義の内容に大きなブレがないかの確認を行った。またこの段階で、作業プロセスを効率化するための自動化ツールの適用可否についても検討を行った。

2. 差分チェック(目視)

フィリピン人のITオペレータは、Office文書ファイルの差分を目視チェックする作業でフリーのファイル比較ツール「WinMerge」を使用した。「WinMerge」は、ファイルやフォルダを比較して相違点を色分け表示できるソフトで、テキストだけでなく画像の差分がビジュアルで表示する事ができる。これによりOffice文書が修正対象なのかどうかを目視チェックする工程の効率化を図り、すべて手作業で実施した場合に比べて、1ファイルあたりのチェック時間を約半分にまで短縮する事ができた。

3. エラーファイルの修正

ファイルの修正は、全てフィリピン人のITオペレータが、見本ファイルを見ながら手作業で修正した。1件当たりの作業時間は、平均5分~15分であった。修正作業は、Word、Excel、PowerPointの基本操作ができるITオペレータ5名+メンバーを管理・サポートするフィリピン人のリーダー1名の合計6名で行った。

5. 作業結果の記録・納品

最後に日本人ディレクターが、作業記録を全てチェックし、指定されたサーバに納品データをアップロードして、作業完了となる。

尚、Office文書ファイルのマイグレーション業務のスケジュールは以下の通り。

  • 要件定義・トレーニング:約1ヶ月
  • マイグレーション作業(納品後の差し戻し修正含む):約3ヶ月
  • 体制:日本人ディレクター1名、フィリピンリーダー1名、フィリピン人ITオペレータ―5名、日本人チェッカー 数名
  • 契約形態:ITアウトソーシングサービス 業務委託契約

得られた成果と今後の展開

プロジェクト開始時にお客様と、作業品質と作業生産性の目標値(1件当たりの目視チェックの作業時間・ファイル修正作業の時間・納品後の差し戻し率)を設定した【表2:作業品質と作業生産性の目標値】。プロジェクト終了時にその評価検証を行ったが、いずれも開始前の目標値を上回り、マイグレーション業務は予定通り完了した。

表2:作業品質と作業生産性の目標値
目視チェックの作業時間 120秒/ファイル
ファイル修正作業の時間 300秒~900秒/ファイル
納品後の差し戻し率 5%未満

同社は、今回のOffice文書ファイルのマイグレーションで蓄積したノウハウと実績をベースに、プログラム開発やシステムマイグレーション、Webコンテンツのマイグレーションなど、他業務への活用や展開を模索している。

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