マニュアル・取説作成支援システムの導入で得られる効果とは？

マニュアル（取扱説明書）の最適化を行うことは、コールセンターのお問合せ件数を減らし、コスト削減を実現するとともに、多大な翻訳コストがかかるために敬遠されていた複数言語によるマニュアル展開をスピーディに行うことが可能となるため、機会損失を減らすことにもつながります。
マニュアルやトリセツ（取扱説明書）の「脱DTP・脱WORD」を実現し、制作業務の標準化を推進することは、戦略的に「売上向上・コスト削減」の実現につながりますが、その際必須となるのがCMS（コンテンツ管理システム）となります。

操作マニュアル・オペレーションマニュアルなど、様々なマニュアル作成・改訂におけるドキュメンテーション業務において、既存の制作方法や改訂フローを変更することは大変な作業となります。
しかしながら、「脱WORD・脱DTP」を実現するマニュアル作成プラットフォーム「PMX」を導入することにより、フロー変更の手間やコストを上回る、大きな費用対効果とマニュアルの品質向上・配信までのスピード化を実現することが出来ます。

製造業などでは、操作マニュアルや取扱説明書、データシートなどの完成をもって製品リリースとなるため、マニュアル作成スケジュールの圧縮が求められます。しかしながら、DTPやMS Wordをベースとしたマニュアル作成フローの場合、そちらが完成してから、WebマニュアルやWebHELPなどの電子マニュアル制作にとりかかるため、マニュアル配信までには時間がかかります。
マニュアル作成システム「PMX」では、マニュアルコンテンツを一元化することにより、PDFとHTML（Webマニュアル・WebHELP）形式のコンテンツを即時にワンソース出力することが可能となるため、公開リードタイムを短縮するだけではなく、ヌケモレ防止・コストダウンも同時に実現します。

コンタクトセンターでのユーザーサポートやヘルプデスクにおいて、増加する商品の内容を的確にキャッチアップし、電話対応やチャットボットで解決出来ないお問合せ内容をスーパーバイザーや商品企画部門などの関係各所に素早くフィードバック出来るかどうかが、企業競争力を高めることに直結するといっても過言ではありません。
マニュアル作成プラットフォーム「PMX」では、現場で発生する様々な課題を、改訂履歴もしっかり取得した上ですばやく対応マニュアルに反映させたのち、すぐに改訂版を配信することにより、サポート品質の向上による顧客満足度の向上だけではなく、スーパーバイザーの負荷軽減にもつながります。

一般消費者向けの操作マニュアルなど、デザインや見やすさを重視する場合は、制作業務を全て外部の制作会社や印刷会社に委託する事が多くあります。一方で、デザインや見やすさよりも、高度で複雑な機能や専門知識を要する業務を正しく利用者に伝えることを重視する場合は、社内の設計者や業務経験者がマニュアル（取扱説明書）を作成する事が一般的です。その場合、執筆担当者のパソコンにインストールされている使い慣れたWordを編集ツールとして、テキストの編集から図版の作成までを行いますが、その一方で作り方が属人化してしまうという課題が発生してしまいます。

マニュアル（取扱説明書）の中でも、特にエンドユーザの目に触れる場合や、デザイン重視のマニュアルが求められる場合、あるいは事業部門の方針などにより、マニュアル作成業務をコンテンツ管理ごと、専門の外注企業やパートナー企業（制作会社や印刷会社）にアウトソースする場合も多々あります。マニュアル制作とコンテンツ管理を請け負う制作会社は、新規マニュアルの制作だけにとどまらず、改訂作業、イラスト制作、原稿整理、翻訳、印刷、Webマニュアル（電子マニュアル）の制作までの周辺業務も含め、多岐にわたる制作業務をヌケモレ無く、かつスピーディに実施する事が求められます。

マニュアル（取扱説明書）や技術情報の制作・管理・配信・再利用の手法として、DITA（Darwin Information Typing Architecture）を検討する企業が増加しています。DITAはXMLベースのアーキテクチャで、特にグローバルに展開する大手製造業では、DITAの採用を検討する企業が増加しています。マニュアル作成システム「PMX」は、DITA対応CMSと同じく、XML技術を採用したマニュアル（取扱説明書）オーサリングシステムですが、そこには大きな違いがあります。