ITアウトソーシングに適した業務・適さない業務

「アウトソーシングが求められる背景」タイトルイメージ

ITアウトソーシングのメリット・デメリットは、BPO含めた難易度の低いアウトソーシングと同様ですが、さらにフォーカスし、ITアウトソーシングに向く業務と向かない業務や、委託したことによるメリットとデメリットをご紹介します。

まず、ITアウトソーシングに適した業務内容は以下の6種類となります。

①型反復型の業務

ITのことを熟知しているからこそ、手順書やマニュアルに落とし込みやすく、効率化によるコストメリットを出しやすい業務です。手軽に派遣スタッフで実施しやすい領域でもありますが、アウトソーサーのITスキルや経験、アウトソーシングの内容により、人力ではなくツール利用が行える場合もあります。そうすることにより、コストダウンだけではなく、どうしても人力だけで行うと発生するヌケモレなどを防止し、精度向上が実現できます。
例)キーワード広告の運用、アクセス解析レポート、システム運用など

②期によって繁閑の激しい業務

年末や年度末といった繁忙期に実施しなければならない業務や、月末締めに関係する業務など、繁忙期と閑散期が発生する業務はITアウトソーシングが向いています。特にIT系人材は不足しており、都合よく繁忙期にすぐ人的リソースを増やすことは至難の業です。社内の業務量を閑散期に合わせておくことで、余剰人員を抱える必要もなくなり、かつ繁忙期はITの専門家が実施する手法をある意味「盗んで」いただき、定常業務の効率化に役立てて頂くことも可能です。
例)DTPによる総合カタログの修正、ECサイトの商品データ更新、画像加工など

③専門知識や資格が不可欠な業務

IT業界ではない企業においては、ITに関する様々な知識、例えばホームページ(Webサイト)やシステムに関する内容は業務対象外となります。したがってそれらの専門知識を有する社員がいること自体珍しいです。それらの業務を社員が実施できることを目指すべく、社員を育成するという選択肢もあります。しかし、育成コストが必要であるだけではなく、だれが指導するか?適正をどう見極めるか?誰がどう評価するか?といった様々な課題が新たに発生します。本業と直結しない支援業務などの場合は、コア・コンピタンスとの関係があって一概にはいえませんが、アウトソーシングの必然性がある業務です。
例)ホームページ(Webサイト)の運用保守、社内ネットワークインフラの保守、ドキュメントのフォーマット変換(HTML化、XML化、DITA化)など

④新たに採用から実施する必要がある業務

特に中小企業に多いケースかと思われますが、慢性的に人手不足の状況が続いている昨今の状況であれば、ITスキル的には難易度が低い業務であっても、単純に人が足りない、という状況もありえます。そのような場合、求人情報を出してもなかなか応募につながらず、募集広告の費用だけかさむ、という状況に陥りかねません。さらに、専門性が高いスタッフを採用する場合、面接時に果たしてどれだけの専門スキルを有しているか、といった見極めを行う事は非常に難易度が高くなります。専門性が高い業務ではなくとも、採用に時間やコストのかかる場合、それらの業務は、アウトソーシングを検討してみるという方法もあります。
例)企業Webサイトの更新、コピペ等によるExcelデータ作成や集計など

⑤複数のノウハウが必要となる業務

ITスキル的には難易度の低い業務であっても、別のスキルや業務ノウハウも関連した業務であることも多々あるため、それらのスキルや経験も一定以上は必要とする場合があります。属人的なスキルでだましだましカバーしつづけているような業務では、担当者の退職などにより一気に業務が回らなくなる、というリスクもはらんでいます。
例)PowerPointの英訳、SNSによる海外顧客への対応など

⑥早い技術進歩に対応せざるを得ない業務

IT技術の早い進展スピードに対応してゆかなければならない場合、人員的にもコスト的にも余裕のない中小企業では、新しい技術や業界動向などを取得する余裕が無いのも事実です。意外とよくあるパターンが、ITサービスを提供している企業にもかかわらず、得意分野が異なるため、別の技術要素が必要な部分は意外と放置されている場合です。例えば早いスピードで変わるSEOのノウハウをホームページ(Webサイト)に適用することや、SNSなどの対応などが該当します。また、リサーチや試作品作成などといった、全体業務のうちの一部分をアウトソーシングすることで、全て内製化で実施する場合と比べると、提供製品やサービスが陳腐化するリスクを軽減できます。
例)SEO対策、SNS運用代行、求人用Webサイトや企業Webサイトのスマホ/タブレット対応、プロトタイプ作成、セキュリティ対策など

逆に、ITアウトソーシングに向かない業務としては以下のようなものになるのではないでしょうか。

①社内規定や法律面などで外部委託が困難な場合

契約上はアウトソーサーにも同様レベルの守秘義務を課せば問題は無いのですが、社内規定などでアウトソーシングを行う際に貸与しなければならない資料が社外に持ち出せない場合です。企業価値の根幹となるノウハウや守秘性が高い情報、個人情報などが該当します。

②海外アウトソーシングが困難な場合

国際的な取り決めや規制に抵触する場合もあります。有名なものとしては、対共産圏輸出統制委員会であるCOCOM(Coordinating Committee for Multilateral Export Controls; COCOM)などが該当します。

③アウトソーシング予算が確保できない

予算が確保できない状況であれば、残念ながらアウトソーシングを活用頂くことは困難と言わざるをえません。対象業務自体の継続性や存在意義を見直していただいたほうが良いかもしれませんが、それらの判断をするためにアウトソーサーに相談してみるという方法もあります。例えばインフラ費用を見直すと良いコトが分かり、Webサイト運用を依頼する予算を確保することが出来るようになったなど、プロの目から別の観点で解決策が出てくるかもしれません。

④アウトソーシングに必要な機材などが動かせない

インターネットの普及に伴い、遠く離れた場所であっても個別に回線を引いた上でセキュアな環境を構築することは可能となりましたが、オンライン上で解決することが困難な課題もあります。例えば機械装置に付随するパネルを見ながら現地で直接操作する作業などです。

⑤うまく切り出せない業務内容である

アウトソーシングを実施しようとする業務にもかかわらず、ベースとなる資料が存在しない、といった場合や、社内のノウハウを中心として進める研究開発業務、といった場合です。資料が存在しない場合は、ヒアリング等により資料をまずは作成する、という作業を行うことが可能であれば、そういった作業からアウトソーシングを活用頂ける可能性は十分にあります。

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